Mag ik mijn dossier NU inzien? Uhm….

Esther belt je op met de vraag: ‘Mag ik een kijkje in mijn dossier nemen? Ik wil een aantal stukken toevoegen aan mijn administratie.’ Voel je het langzaam warm worden van binnen? Want het dossier van de medewerkers is niet zo goed op orde dat je inkijk in wil geven. Een deel ligt nog op de stapel ‘te archiveren’, een deel is opgeslagen in een digitaal dossier en een deel is opgeborgen in een ordner. Herkenbaar? 

Het is iets alledaags, we komen het in de praktijk steeds vaker tegen. We spreken bijvoorbeeld secretaresses die het streven hebben om de hele kast met ordners om te zetten naar een digitaal archief. Maar waar haalt ze de tijd vandaan? En hoe bedenk je dan een logische structuur?

Een organisatie is verplicht om een personeelsadministratie te voeren. Denk hierbij aan het vastleggen van fiscale gegevens en het functioneren van de medewerker. Uiteraard dienen dossiers opgeslagen te worden op een veilige (digitale) plek. Elke organisatie beschikt ook wel over een personeelsadministratie, maar op welke manier dit is geregeld kan behoorlijk verschillen.

Je bent niet de enige

Mocht het binnen jouw organisatie nog niet op orde zijn, dan kunnen we je vertellen dat we meer organisaties spreken die het nog niet op orde hebben. Belangrijker is dat je het constateert en actie onderneemt. Voor jezelf als werkgever, maar ook omdat je medewerkers gewoon recht hebben op een dossier wat op orde is. Dat ze ervan op aan mogen dat er goed wordt omgegaan met persoonlijke gegevens en dat het nooit zal gebeuren dat bijvoorbeeld dat printje over een loonbeslag ergens op een printer wordt gevonden doordat de HR-manager de verkeerde printer heeft geselecteerd. 

Je volledige personeelsdossier kan gedigitaliseerd worden in Profit, geen probleem zelfs. Maar het moet behapbaar zijn, dus wat ons betreft met kleine(re) stapjes in plaats van ineens rigoureus 600 personeelsdossiers over te pompen naar een systeem. 

Bedenk welke stukken gedigitaliseerd moeten worden

Wat wil/moet je fysiek bewaren? Wat is echt van belang om te bewaren? En wat zijn zaken waar we afstand van nemen? Bedenk dat je niet zomaar meer alles mag bewaren van een medewerker. Niet alles mag oneindig bewaard worden en een medewerker mag altijd inzage hebben in het dossier. Dus een aparte persoonlijke notitie over het functioneren van de medewerker, waar de medewerker geen weet van heeft, mag dus niet. Dus bewaar alleen wat echt noodzakelijk is. 

Dossiers scannen

Veel stukken zijn ongetwijfeld niet digitaal, dus moet er veel gescand worden. Dit kun je zelf doen, maar kan een enorme druk op je tijd geven. Je zou hier ook een professioneel scanbedrijf voor in kunnen zetten. Ja, daar zijn kosten aan verbonden, maar bedenk je wat het kost om je eigen inzet of die van je medewerkers hiervoor in te zetten. Onderaan de streep is het verschil minimaal of kost het je geld als je je eigen medewerkers inzet voor dit soort klussen. Natuurlijk kun je werken met studenten, maar die zijn niet gespecialiseerd in het digitaliseren van documentatie. Als je stukken wil gebruiken als bewijslast, dan is het van belang dat de stukken aan bepaalde vereisten voldoet. Dus houd hier ook rekening mee. Scannen lijkt een makkelijk iets, maar denk dus goed na op welke manier je dit gaat of laat doen. 

Categorisering en eenduidigheid

Elk document wordt voorzien van een  naam. Binnen Profit werk je aan de hand van categorieën en kenmerken. Zie deze categorieën als mappenstructuur en de kenmerken als labels/tags. Maak heldere afspraken over de benaming van documenten. Eenduidigheid maakt het makkelijker om zaken terug te vinden.  

Wat levert het op dan?

Allereerst natuurlijk dat je voldoet aan de AVG-wetgeving, het op orde is en je medewerkers ten alle tijden inzicht hebben in hun eigen dossier. Daarnaast levert het natuurlijk tijdswinst op. Een dossier wordt opgetuigd op het moment dat een persoon binnenkomt als sollicitant en bij goed gevolg wordt omgezet naar medewerker. Krijgt een medewerker een andere job binnen dezelfde organisatie? Dan verhuisd het dossier gewoon mee, zonder dat je hier heel veel handelingen voor hoeft te verrichten.

Signalering

Het mooie van Profit vinden wij zelf dat er tal van signaleringsmogelijkheden zijn of dat je wordt aangestuurd om een taak uit te voeren. Heb je bijvoorbeeld een document met een vervaldatum? Dan kun je ervoor zorgen dat je tijdig gesignaleerd wordt als de vervaldatum eraan komt. Dit kan enkel een kattenbelletje zijn of een taak die opgestart wordt door middel van een workflow.