Weg met de ‘natte’ handtekening

Een handtekening zetten onder een contract, tekenen voor uitgifte van een telefoon of tekenen voor een bruikleenovereenkomst. Vandaag de dag is het al lang niet meer nodig om een ‘natte’ handtekening onder een papieren document te zetten. De technologie heeft zich verder ontwikkeld, waardoor het ondertekenen volgens vastgestelde veiligheidseisen via een smartphone kan verlopen. Maakt dat de wereld niet een stuk makkelijker?

Arbeidsovereenkomst

Neem het voorbeeld van de indiensttreding van een medewerker. Voordat ik AFAS-consultant was, heb ik vanuit mijn toenmalige functie veel te maken gehad met de ondertekening van arbeidsovereenkomsten. In een markt met schaarste wil je snel schakelen en het liefst direct een arbeidsovereenkomst aanbieden. Het proces wat gerealiseerd moest worden om een getekende arbeidsovereenkomst te verkrijgen, was enorm. Ik zie mezelf nog rennen van de directeur naar de managers en dan zo door naar de toekomstige medewerker. En dan zal ik het verder niet hebben of wat er daarna nog moest gebeuren (inscannen, uploaden, goed categoriseren, enz). Als ik toen zou beschikken over een dergelijke tool zoals de signing service, had dit mijn wereld toch een (heeeeeel) stuk makkelijker gemaakt.

Zo werkt het

Onderstaande afbeelding geeft weer hoe het ondertekenproces in z’n werk gaat waarbij zowel een medewerker als een externe betrokken zijn, zoals bij de ondertekening van een arbeidsovereenkomst dus.

AFAS digitale handtekening

Signing service AFAS – Profit

Tekenen via je smartphone

Ondertekening vindt plaats via een smartphone. Zodra deze ondertekening is gedaan, wordt het document voorzien van een label die aangeeft dat het document voldoet aan de wettelijke voorwaarden voor een digitaal ondertekend document.

Wat levert het op?

In dit geval een snelle afwikkeling van de indiensttreding van een nieuwe medewerker. Het gehele ondertekenproces kan een verlengstuk of onderdeel zijn van de reeds bestaande workflows die zijn ingericht in jouw AFAS-omgeving. Wij zorgen dat de documenten op de juiste plek komen te staan in Profit en onder het juiste kenmerk te hangen in het dossier van een (toekomstige) medewerker.

Quanta costa?

Het inrichten van bovenstaand proces kan in één dag worden gerealiseerd, afhankelijk van hoe de omgeving is ingericht. Een kleine investering wat een hoop kan in dit geval een hoop opleveren.  

Denk je dat dit je gaat helpen binnen jouw organisatie?