In zeven stappen naar een succesvolle implementatie

Yes, de vlag mag uit! Want jullie hebben een succesvolle oplevering voor elkaar gebokst en kunnen dankbaar gebruik maken van AFAS Profit. Feestje vieren dus. Maar om zo’n succesvolle afronding te kunnen realiseren, is het wel goed om de juiste stappen te nemen. Vooral weloverwogen stappen. Om je inzicht te geven hoe dit kan verlopen, geven wij je de 7 stappen naar een succesvolle inrichting van AFAS Profit mee, die we samen doorlopen.

Stap 1: De juiste mensen aan tafel 

Om tot een succesvolle inrichting of optimalisatie te komen is het goed om te weten wat de organisatie nodig heeft. Waar ga je op inzetten? Ga je direct voor een volledige inrichting van meerdere modules of start je met één module? Het begint bij de basis. Welke processen zijn er binnen de organisatie en hoe kun je deze opnemen in het systeem. Denk goed na over welke partijen er betrokken moeten zijn bij het proces. Als je aan een knop draait in het systeem, kan dit ook effect hebben op de uitwerking aan het eind van de keten. Dus ga uit van deze kruisverbindingen. 

Wees selectief in de mensen die aan tafel komen. Teveel mensen aan tafel kan een negatief effect hebben, maar ook zeker te weinig mensen (en dan vooral te weinig expertise), heeft ook nadelige gevolgen.  

Stap 2: Scoping (voorbereiding) 

Wat verwachten we van elkaar? Dit wordt besproken tijdens een scoping. Wat mag een opdrachtgever verwachten, welke producten worden er ingericht en wat is het daadwerkelijke resultaat. Net zo belangrijk is ook het bespreken van wat er niet gedaan wordt. Tijdens het inrichten komen er vaak gebruikersvragen naar voren bijvoorbeeld. Of komen er toch andere wensen dan in eerste instantie is afgesproken. Of is er door de inrichtende partij iets beloofd en kan dit om wat voor reden dan ook niet worden nagekomen. Dan kunnen beide partijen terugvallen op de scoping.  Kortom; een sessie rondom scoping gaat vooral over het afstemmen van verwachtingen. Na de scoping is een eerste actielijst gevormd. Om daadwerkelijk van start te gaan met de inrichting of optimalisatie van AFAS Profit, zijn er vaak bestanden nodig om de eerste opstart te maken. Dus…. huiswerk.

Stap 3: Proces omschrijving en inrichting 

Welke processen zijn er al en welke processen moeten nog verder uitgewerkt worden? Als er een basis staat, dan kan de vertaalslag worden gemaakt naar het systeem. Welke workflows moeten er gaan lopen of welke signalen moeten uit het systeem komen om het proces of medewerkers aan te zetten tot een taak zoals het boeken van uren, het accorderen van uren of het ondertekenen van een document. 

Wij werken vanuit standaardoplossingen, uiteraard met maatwerk indien noodzakelijk. Veel processen zijn bij bedrijven gelijk en kunnen ook gestandaardiseerd worden. Na uitkomst kan het zijn dat processen efficiënter kunnen worden ingericht. We dagen klanten uit om te kijken of beschikbare processen passend zijn en wij passen de processen aan waar het nodig is.  Als de processen zijn uitgewerkt, dan gaan de technische consultants aan de slag. Op basis van de ‘tekeningen’ die zijn gemaakt, wordt het systeem ingericht.  

Stap 4: communicatie 

Wat wil je over de veranderingen communiceren naar de medewerkers? Welke veranderingen gaan er in de komende periode plaatsvinden? Wanneer worden mensen getraind in het nieuwe systeem? Wat levert het de medewerkers op als processen worden geautomatiseerd? Denk na over hoe je medewerkers meeneemt in het proces. Houd rekening met weerstand en met mensen die wellicht minder digitaal zijn dan de gemiddelde medemens. Als je zorgt voor een vliegende start, dan heb je daar later zeker profijt van.  

Stap 5: Testfase 

Als alle processen zijn opgetuigd in het systeem, dan kan er getest worden. Verlopen alle processen naar wens? Komen de juiste taken bij de juiste mensen terecht? Zijn alle stappen meegenomen? Stel een testteam samen die kunnen beoordelen of de processen goed zijn ingericht, zodat voor oplevering de kinderziektes zoveel mogelijk zijn verbannen.  

Stap 6: Oplevering 

Werkt alles zoals jullie bedacht hadden?  Is iedereen op de hoogte dat er veranderingen komen als jullie aan de slag gaan? Je kunt er ook voor kiezen om de oplevering gefaseerd te laten verlopen, zodat de impact in de organisatie minder groot is. Of je kunt er juist voor kiezen om een kick-off te doen en dat alle betrokkenen hierin worden meegenomen. Een feestje… want dat is het waard als je in deze fase terecht bent gekomen.  

Stap 7: Nazorg 

Alles waar je met het team de afgelopen periode aan hebt gewerkt hebt, wordt nu in de praktijk gebracht. Dit betekent ook dat er veel mensen tegen zaken aan gaan lopen. Of dit nu is vanuit kennisgebrek of vanuit technische problemen. Denk goed na op welke manier de medewerkers worden getraind. Ga je dit in workshops doen, 1-op-1, of laat je het over aan de consultants die het systeem hebben ingericht? Kijk goed naar wat je medewerkers nodig hebben, want als ze niet de juiste kennis meekrijgen, het lastig vinden om tijdens een workshop vragen te stellen, dan heeft dit ook effect op het gebruik.  

Overweeg je om gebruik te maken van AFAS Profit of wil je je huidige omgeving optimaliseren? Neem dan contact met ons op. We denken graag met je mee.